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Desenvolver processos logísticos eficientes é uma necessidade permanente dentro de empresas do ramo de transporte de carga. As transportadoras, principalmente, precisam estar atentas não só à parte operacional, ligada às atividades de transporte, mas também às questões administrativas, que envolvem, por exemplo, o atendimento às normas e a emissão de documentos fiscais.

Nesse sentido, a Ordem de Coletatambém chamada de ordem de carregamento é um dos pontos que merecem toda a atenção por parte de transportadores. Esse documento, no dia a dia, funciona como uma espécie de romaneio do item transportado.

Tem uma grande importância na operação e na regularidade dos transportes de mercadorias do ponto de origem até o centro de distribuição da transportadora. Além disso, é fundamental para a retirada dos produtos na sede do remetente.

Apesar da sua importância, pouco se fala a respeito da Ordem de Coleta. Por essa razão, criamos este post completo sobre o assunto, para esclarecer os principais pontos sobre esse documento. Continue a leitura e confira!

O que é a Ordem de Coleta?

De maneira simplificada, a Ordem de Coleta (modelo 20) nada mais é do que um documento emitido no contexto dos transportes. Sua emissão é de responsabilidade da transportadora que fará o deslocamento da mercadoria do ponto de origem até o destino final. A ordem de coleta é especialmente relevante no contexto do transporte rodoviário.

A Ordem de carregamento, no entanto, tem a finalidade de documentar apenas a etapa inicial do processo de transporte. Assim, seu principal objetivo é registrar a coleta da carga na origem e documentar o percurso realizado até o centro de distribuição da transportadora, onde a carga poderá ser realocada e o documento fiscal definitivo será emitido.

Emitir a ordem de carregamento é obrigatório?

Ao contrário de outros documentos fiscais como o CTe e o MDFe, a Ordem de coleta não tem um layout nacional, nem é validada por órgãos públicos, ou seja, ela não é um documento fiscal eletrônico.

Entre tanto, em alguns estados brasileiros, como São Paulo, ao realizar a coleta das mercadorias, o motorista precisa portar algum tipo de documento que contenha a relação dos produtos transportados, o local de partida e destino, dados do veículo e do motorista, entre outros.

Isso serve para resguardar o frete e garantir que não haja problemas com a fiscalização. Esta e outras vantagens, destacaremos mais a frente.

Qual a importância desse documento?

De forma geral, a importância da Ordem de Coleta está no registro da etapa inicial dos transportes. Assim, do momento em que a mercadoria deixa o ponto de carregamento até a sua chegada no armazém da empresa transportadora, quando será gerado o documento definitivo do transporte, existe um registro prévio feito pela Ordem de carregamento.

Como mencionamos anteriormente, em alguns estados, como Minas Gerais, São Paulo e Goiás, a Ordem de Coleta é um documento obrigatório para todo tipo de mercadoria que seja coletada pela transportadora em seu embarcador. Certamente, essa obrigatoriedade se deve à utilidade e à importância que o documento representa para os transportes. Nessas regiões, a ordem de coleta não substitui a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), funcionando como uma espécie de nota fiscal do item transportado, com validade restrita entre o remetente e a transportadora.

Quando a Ordem de Carregamento é utilizada?

Nas localidades em que é exigida, o uso se dá exclusivamente na etapa inicial do processo de transporte. Assim, quando a transportadora faz a coleta da mercadoria na origem, o documento já é emitido. A transportadora é responsável por emitir a Ordem de Carregamento no contexto do transporte rodoviário, garantindo que a mercadoria seja coletada e transportada por via terrestre.

Dessa forma, o trânsito ou transporte da carga fica devidamente documentado desde o primeiro contato da transportadora com o embarcador, garantindo muito mais segurança, organização e transparência à relação.

Quais os benefícios gerados pela emissão da Ordem de Coleta?

Além do benefício de documentar o início do transporte a partir do embarcador, dando mais transparência e segurança às atividades, a Ordem de carregamento agrega outras vantagens. Alguns dos melhores exemplos são os seguintes. Confira!

Reforço à gestão das operações

A emissão da Ordem de Coleta, embora facultativa na maior parte dos estados brasileiros, é uma operação importante para auxiliar no controle das operações de transporte de cargas, pois registra o início do trajeto por parte da transportadora.