A nota fiscal eletrônica é um dos mais importantes documentos fiscais para uma empresa. Para a maioria delas, a emissão é obrigatória e pode ser realizada por meio de um software específico de gestão fiscal, que deve se conectar diretamente com o portal da Sefaz.

No entanto, embora feito para trabalhar sem interrupções, esse portal também pode ficar indisponível por várias horas e até dias dependendo do problema técnico envolvido.

Neste post, falaremos de uma situação especial referente à emissão da NF-e. Trata-se da nota fiscal em contingência. Entenda o que é e como usá-la!

O que é nota fiscal em contingência?

A nota fiscal em contingência ou modo de contingência se refere à possibilidade de emitir o documento mesmo quando o software emissor não consegue se conectar com os servidores da SEFAZ.

Como o processo de venda do contribuinte não deve parar, o comprador (que também é contribuinte) precisa receber o produto. Para contornar o problema, existe a possibilidade de emitir a NF-e em modo de contingência.

O modo de contingência é aconselhável, portanto, quando o sistema está lento ou quando o acesso à conexão está difícil ou impraticável.

Quais são os tipos de nota fiscal em contingência?

Basicamente, as modalidades disponíveis para a emissão de NF-e em contingência são duas:

Contingência offline

É uma forma de emissão em que não é necessário se conectar com um servidor da SEFAZ, nem no ambiente normal, nem na Sefaz virtual de contingência do ambiente nacional (SVC AN). Só existe uma modalidade desse tipo e é chamada de FS-DA, que veremos mais a frente.

Contingência da Sefaz

Essa forma de emissão em contingência é quando a SEFAZ disponibiliza uma alternativa de transmissão dos documentos fiscais além da geração normal. Como vamos ver a frente existem duas modalidades assim, a SCAN e a DPEC.

Quais são as modalidades de contingência?

Conforme registrado no Manual da Contingência (Portal da Nota Fiscal Eletrônica), há três modalidades de contingência:

  1. Formulário de Segurança (Papel Moeda);
  2. Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN);
  3. Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).

Formulário de Segurança (FS-DA)

A emissão do Danfe em FS-DA deve ser usada apenas quando o ambiente do contribuinte não obtiver conexão com a Sefaz Origem, nem com as demais opções de contingência (DPEC e SCAN).

Isso decorre de algum transtorno no link de internet do contribuinte ou quando na Sefaz Origem, o SCAN e o DPEC se apresentam indisponíveis ao mesmo tempo.

A dificuldade nessa modalidade é possuir o papel próprio para esse tipo de emissão, que é o FS-DA. Esse tipo de papel é disponibilizado por gráficas e estabelecimentos específicos, visto que o papel possui marcas e dispositivos de segurança parecidos com o papel moeda.

É importante ficar atento pois nem toda Secretaria da fazenda estadual disponibiliza essa forma de emissão em contingência, então é preciso verificar a legislação de seu estado.

Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)

Trata-se de um ambiente parecido ao da Sefaz Origem, também conhecido como Sefaz Virtual de Contingência (SVC). É outra estrutura de Serviços da Webcom a finalidade de realizar o recebimento e a autorização das NF-es.

O SCAN foi desenvolvido para prestar suporte às autorizações da nota fiscal eletrônica durante a indisponibilidade da Sefaz Origem (manutenções) ou quando a Sefaz pedir sua ativação.

É aberto então esse canal de envio alternativo e a NFe é então autorizada por uma Sefaz diferente da Sefaz normal de origem do emissor.

Quando uma NF-e é autorizada por esse ambiente online alternativo, ela já tem validade fiscal e não é necessário enviar ela depois a Sefaz de origem.

Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC)

DPEC é um segundo ambiente online que dá suporte à nota fiscal em contingência. Essa modalidade não autoriza a nota fiscal eletrônica, mas declara que o documento precisou de emissão no modo de contingência e envia dados resumidos sobre a operação.

A empresa contribuinte pode solicitá-lo todas as vezes em que não obtiver conectividade com a Sefaz Origem.

A decisão pela nota fiscal em contingência está a cargo da empresa contribuinte. Quando fica identificado o problema na conexão, a empresa pode optar pelo modo de contingência ou esperar até que a situação se normalize.

Se ainda possui dúvidas com relação à emissão em contingência, confira o vídeo disponível em nosso Canal sem YouTube:

Como identifico que a contingência está ativada?

É possível conferir o status da conexão da Sefaz do seu estado conferindo no Portal nacional da NFe. O verde significa conexão normal, o amarelo oscilação e falha de conexão por até 10 minutos, já o vermelho ocorre quando há falha de conexão por mais que 10 minutos.

Embora a disponibilidade registrada no portal seja útil, há casos onde o status está como verde e mesmo assim há falhas na conexão. Ou então, o status está como amarelo e os documentos são autorizados sem problemas.

Porém, esse é um canal importante para acompanhar a disponibilidade dos serviços da SEFAZ, uma vez que se o serviço estiver vermelho, o servidor normal estará indisponível.

Como emitir nota fiscal em contingência?

Para que todo o processo seja feito da melhor forma e as boas práticas sejam seguidas, também é importante entender quais são as dicas para emitir a nota em contingência.

Antes de mais nada, ressaltamos que cada estado conta com as suas particularidades. Portanto, entenda quais são elas e o que é preciso ser feito em diferentes contextos.

A partir disso, chegou o momento de fazer a emissão da nota em contingência, quando é necessário:

  • a partir do momento em que o processo comum da emissão não for permitido por gargalos que fogem do controle do negócio, será necessário entender a possibilidade de uma emissão em contingência;
  • utilizar um número de nota diferente daquela original (ou seja, aquela tentativa em ambiente normal e que retornou com erro de conexão) para que não haja duplicidade de nota no sistema da Sefaz;
  • entender quais são as ferramentas próprias para a emissão da nota em contingência com o objetivo de realizar a atividade;
  • imprimir a DANFE em duas vias, uma vez que a primeira será enviada para o cliente e a segunda será armazenada digitalmente;
  • Após a conexão voltar ao normal é preciso transmitir à Sefaz o XML da nota emitida em contingência para garantir que todo o processo tenha sido feito dentro da legalidade. Exceto se utilizou a modalidade de Contingência Virtual.

É importante dispor de um software emissor de NFe que contribua na tomada da melhor decisão. O software da Bsoft oferece funcionalidades diversas para ajudar o gestor, inclusive a emissão de documentos fiscais como MDF-e.

Também permite o uso em modo de contingência e tem disponível o suporte técnico de forma permanente e ilimitada.

Principais cuidados na emissão desse documento

É importante, ainda, ficar por dentro de alguns dos cuidados necessários para a emissão das notas fiscais em contingência. Como podemos perceber, trata-se de um uso legal.

No entanto, caso a empresa não tome as medidas necessárias, existem riscos de não estar em dia com as obrigações do fisco, especialmente quando a nota em contingência é utilizada em excesso.

O ideal é que essa utilização seja vista pelo negócio como uma exceção. Dessa forma, o empreendimento deve utilizar a nota em contingência para casos em que ocorrerem qualquer tipo de gargalo com o portal do governo onde é realizada a autorização da emissão.

Outro cuidado importante a ser levado em consideração é de ajustar as informações na nota se ocorrer qualquer inconsistência, levando sempre em consideração as regras da Sefaz.

Se isso não for feito, vão haver inconsistências também com as informações fiscais da empresa, o que pode ocasionar no pagamento de taxas.

Por essa razão, sempre que possível oriente sua equipe a respeito da nota em contingência, além de aplicar treinamentos e capacitações periódicos sobre o tema para que todos tenham consciência a respeito do uso, bem como entendam sobre as boas práticas.

Outras dúvidas comuns

Nota em contingência é valida?

Sim, notas fiscais emitidas em contingência por SVC tem validade normal. Já aquelas emitidas em FS-da também tem validade, mas precisam ser validadas no ambiente normal também.

Nota em contingência pode ser cancelada?

Sim, mas o processo de cancelamento irá depender da forma como ela foi emitida. Se ela foi emitida na Sefaz virtual de contingência, ela deve ser cancelada neste mesmo ambiente. Se a NF-e em contingência foi emitida pelo formulário de segurança ele deve ser transmitida para o ambiente normal e depois cancelada.

Quanto tempo uma nota pode ficar em contingência?

A emissão em contingência em FS-DA tem o prazo de 24 horas para ser transmitida para a Secretaria da fazenda, já aquelas emitidas em SVC não precisam ser

Recebi uma nota fiscal em contingência, o que fazer?

Se você recebeu uma nota fiscal em contingência, primeiramente é necessário verificar se ela foi emitida em SVC ou FSDA.

  • Se ela foi emitida em SVC, não há com o que se preocupar, pois ela tem validade normal, apenas foi emitida em um servidor diferente;
  • Se ela foi emitida em FSDA, é necessário acompanhar se ela foi transmitida para a SEFAZ, através do portal da Nota Fiscal eletrônica.

Quando posso emitir nota em contingência?

Como vimos ao longo do texto, esse recurso pode ser utilizado quando não é possível se conectar com o servidor normal da Sefaz, mas deve ser utilizado com cautela para evitar suspeitas de sonegação.

Já emitiu notas fiscais em modo de contingência? Que modalidade utilizou? Ainda não encontrou o software de emissão ideal, que se adéqua às necessidades de seu negócio? Então, aproveite para conhecer melhor nossos produtos. Teremos a maior satisfação em ajudá-lo.